CRM-hankinta menee usein pieleen samasta syystä. Ostetaan järjestelmä, jota markkinoidaan kaikkeen. Muutaman kuukauden päästä myyjät eivät avaa sitä, Excel on edelleen käytössä ja asiakastieto elää sähköposteissa, muistilapuissa ja yhden ihmisen päässä.

Ominaisuuksia on nykyään saatavilla enemmän kuin koskaan, mutta myynnin tarve ei ole kasvanut samassa tahdissa. Tarve on edelleen sama eli tietää kenen kanssa on puhuttu, mitä on luvattu, missä kauppa menee ja mitä pitää tehdä seuraavaksi.

Tämä artikkeli on kirjoitettu sille, joka on hankkimassa CRM:ää ja haluaa tietää mitä siltä kannattaa vaatia.

Milloin CRM tulee ajankohtaiseksi?

Excel toimii yllättävän pitkälle. Myyjä joka tuntee omat asiakkaansa, pärjää taulukolla, kalenterilla ja hyvällä muistilla. Ongelma ei ole Excel sinänsä. Ongelma alkaa siitä hetkestä, kun on useampi tekijä ja aletaan tarvitsemaan automatiikkaa.

CRM tulee ajankohtaiseksi, kun jokin näistä alkaa toistua:

• Liidejä tulee enemmän kuin ehditään hoitaa. Osa jää kylmäksi, koska kukaan ei muistanut kenen vuoro oli soittaa.
• Ihmisiä tulee lisää. Uusi myyjä ei näe edellistä keskustelua. Lomasijainen ei tiedä, mitä asiakkaalle on luvattu. Yksi ihminen on ainoa, joka osaa lukea taulukkoa oikein.
• Asiakkaalle on tehty jotain, mutta kukaan ei ole varma mitä. Tarjous on jossain kansiossa, palaverimuistiinpanot Teamsissa ja seuraava askel yhden ihmisen kalenterissa.
• Johto haluaa nähdä myynnin tilanteen ilman että jokaista myyjää pitää haastatella erikseen. Excelistä saa listan. Siitä ei saa kuvaa siitä, mikä on auki, mikä jumissa ja mikä jo menetetty.

Näissä tilanteissa CRM ei ole järjestelmähanke. Se on tapa siirtää asiakastieto pois yksittäisten ihmisten muistista paikkaan, jota koko tiimi käyttää.

Miksi Excel ei riitä pidemmän päälle?

Exceliä on helppo kritisoida, mutta sillä on yksi merkittävä etu. Se on nopea. Siksi Excel on monelle tiimille aidosti parempi ratkaisu kuin CRM, jota kukaan ei avaa.

Excelin rajat tulevat vastaan myöhemmin. Se ei muistuta, että Mikolle piti soittaa kaksi viikkoa sitten. Asiakkaan yhteydenottohistoria ei kerry järjestelmällisesti. Yhteisen tilannekuvan ylläpitäminen vaatii kurinalaisuutta ja mitä enemmän ihmisiä ja asiakkaita on mukana, sitä vaikeammaksi se muuttuu.

Excel skaalautuu tiedon tallentamiseen. Se ei skaalaudu myyntiprosessin johtamiseen.

Miksi raskas CRM ei automaattisesti ratkaise ongelmaa?

CRM voi sisältää valtavan määrän ominaisuuksia ja silti epäonnistua tärkeimmässä tehtävässään eli tiedon keräämisessä.

Jos jokaisesta kontaktista pitää täyttää useita kenttiä, valita oikeat luokitukset ja kulkea monen näkymän kautta niin kirjaamisen kynnys kasvaa. Kiireessä käy niin, että mitä tarkemmin järjestelmä vaatii tietoa, sitä vähemmän sinne lopulta kirjataan.

Siitä syntyy ristiriita, jossa johto katsoo CRM:ää ja näkee vain tyhjän myyntiputken, jossa ei tapahdu myyntiä. Myyjä taas tekee myyntiä koko päivän mutta kokee, ettei järjestelmästä saa apua työhön ja se on vain työtä työn päälle.

Raportointi voi olla myös teknisesti täydellistä, mutta jos lähtödata on alun alkaen puutteellista niin raportti kertoo vain sen, mitä järjestelmään on muistettu syöttää.

Mitä CRM-järjestelmältä oikeasti tarvitaan?

Myyntityössä lista on lyhyt. Jos nämä perusasiat toimivat hyvin niin järjestelmä kantaa. Jos nämä ovat raskaita, mikään lisämoduuli ei pelasta.

Asiakkuudet ja kontaktit. Yhdellä näkymällä pitää näkyä yritys, ihmiset, viimeiset keskustelut, avoimet tehtävät ja liittyvät kaupat. Jos vastaus kysymykseen ”mitä tälle asiakkaalle on tapahtunut” vaatii kolmen näkymän avaamista, järjestelmä on liian hidas arkeen.

Myyntiputki. Putken tehtävä on näyttää, missä kaupat ovat ja mihin ne eivät etene. Hyvä lähtökohta on, että kauppa on prosessissa, voitettu tai hävitty. Turha luoda monimutkaisia vaiheita yksinkertaiselle asialle.

Tehtävät ja muistutukset. Kaupat eivät kaadu ominaisuuksien puutteeseen. Ne kaatuvat siihen, että seuraava yhteydenotto jää tekemättä. Se että järjestelmä huomaa asiakkaan jääneen liian pitkäksi aikaa ilman kontaktia on arvokkaampaa kuin kymmenen automaatiota.

Tiedon löytyminen. Haku ja selkeä rakenne ratkaisevat enemmän kuin uusi koontinäkymä. Myyjä avaa CRM:n kiireessä. Jos asiakas ei löydy kymmenessä sekunnissa, seuraavalla kerralla CRM jää avaamatta.

Raportointi. Harvalla on omaa analytiikkaosastoa, joka pureksii kaiken valmiiksi. Järjestelmän pitää antaa nopeasti vastaukset paljonko putkessa on arvoa, missä kaupat jumittavat ja mistä uudet liidit tulevat.

Mitä myynti ei tarvitse?

Yleensä järjestelmiä vertaillaan ominaisuuksien perusteella. Myyntitiimi ja sen arki kuitenkin määrittelee tuleeko se käyttöön.

Ei ole järkevää hankkia sataa ominaisuutta, joista suurin osa jää asetuksiin. Tarvitaan vain minimimäärä, jolla saadaan organisaatio oppimaan järjestelmän käyttöä. Kun se on käytössä ja prosessit kunnossa niin on aika kehittää myyntiä seuraavalle tasolle.

Myöskään kuukausien käyttöönottoprojektit eivät kuulu nykyisiin järjestelmiin. Jos joudut palkkaamaan konsulttiarmeijan saadaksesi myyntiputken käyntiin niin kannattaa nukkua yön yli ja miettiä mitä nyt ollaan oikeasti tekemässä ja mikä on koko homman tavoite.

Toiminnanohjaus, markkinointiautomaatio ja enterprise-alustat ovat oikeita työkaluja oikeaan tilanteeseen. Ne eivät ole oletusvalinta tiimille, joka haluaa tietää, kenelle soitettiin eilen tai missä se yksi kauppa menee tällä hetkellä.

Helppokäyttöisyys on tärkeä ominaisuus eikä kiva lisä

Paraskin CRM on hyödytön, jos myyjät eivät käytä sitä. Tämä on yleisin syy CRM-hankinnan epäonnistumiseen.

Käyttöönotto ei kaadu siihen, että putken vaiheita on liian vähän. Se kaatuu siihen, että tiedon kirjaaminen tuntuu ylimääräiseltä työltä.

Suomen Hiihtoliitto haki kumppanuusmyyntiinsä kevyempää ja kustannustehokkaampaa ratkaisua kuin perinteiset CRM-järjestelmät. Myyntipäällikkö Herkko Mali kuvasi lopputulosta näin:

”Vaula tuntuu siltä, että se on tehty myyjille. Se on kevyt ja selkeä käyttää.”

Hyvä testi mille tahansa CRM:lle: tukeeko järjestelmä ihmisiä vai muuttuuko se itse työksi, jota ihmisten pitää palvella?

Mitä CRM maksaa oikeasti?

Lisenssi on vain osa hintaa. Laske mukaan käyttöönotto, integraatiot, koulutus ja se työaika, jonka myyjät käyttävät järjestelmän kanssa taistelemiseen.

Tyypillinen ansa on edullinen peruspaketti, joka ei sisällä kaikkea sitä mitä myynti tarvitsee. Toinen ansa on projektin koko. Järjestelmää rakennetaan myyntiorganisaation ja hallinnon kanssa kuukausitolkulla, ja lopulta pöydällä on kymmenien tuhansien eurojen hintalappu vaikka kukaan ei vielä tiedä toimiiko tämä meillä. Kolmas ansa on riippuvuus, eli data on järjestelmässä mutta sen ulos saaminen vaatii uuden projektin ja uuden laskun.

Vaulassa olemme olleet monissa projekteissa mukana ja siksi loimme hinnan, joka sisältää koko CRM:n. Ei paketteja, ei erillisiä käyttöönottomaksuja eikä muuta turhaa rahastusta. Vuosilisenssi on 300 euroa henkilöltä ja kuukausilisenssi 29 euroa henkilöltä. Hinnoittelu on läpinäkyvä ja ennustettava. Käyttöönotto onnistuu alle tunnissa eikä yhtäkään konsulttia tarvitse kahvittaa (paitsi jos haluatte tarjota meille kahvit).

Entä se kaiken mullistava tekoäly, josta LinkedIn pöhisee?

Tekoälyä myydään CRM:n kylkeen usein samalla logiikalla kuin muitakin ominaisuuksia eli lisää kikkareita ja juoksevia kuukausimaksuja.

Oikeasti tekoälyn pitäisi pienentää kustannuksia vähentämällä työtä, joka ei myyjälle kuulu muutenkaan.

Vaula tukee MCP:tä eli Model Context Protocolia, jonka avulla tekoälyavustaja voidaan yhdistää suoraan CRM:n tietoihin. Avustajalta voi kysyä, mitä asiakkaan kanssa on sovittu tai mitkä kaupat ovat jääneet ilman seuraavaa tehtävää, ja se voi myös kirjata tietoja puolestasi. Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei myyjän tarvitse kirjautua edes CRM:ään vaan hän voi hoitaa kaiken suoraan agentin kautta.

Se on näin yksinkertaista. Myyjä kirjautuu ChatGPT:hen ja kysyy, mitä minun pitää tehdä tänään. Agentti vastaa, että tehtäviä on x kappaletta ja kannattaa aloittaa tehtävästä Y. Myyjä pyytää yhteystiedot ja briifin, ja agentti hakee tiedot CRM:stä. Myyjä soittaa asiakkaalle ja kertoo lopuksi agentille miten meni, ja agentti kirjaa tiedot CRM:ään. Kun myyjä soittaa samalle asiakkaalle seuraavan kerran, CRM muistaa mitä on puhuttu ja sovittu ja auttaa löytämään seuraavat askeleet kaupan tekemiseen.

Tekoäly ei korvaa myyntityötä. Se korvaa sen kirjaamistyön, joka on ennen saanut myyjät laiminlyömään CRM:n.

Ja tämä kuuluu Vaulan lisenssiin ilman erillistä maksua.

Lue lisää: CRM ilman käyttöliittymää – Vaula ja MCP →

Kenelle Vaula sopii ja kenelle ei?

Vaula on parhaimmillaan 2 – 50 myyjän organisaatioille. Se sopii tilanteeseen, jossa Excel on käynyt ohueksi tai aiempi CRM on jäänyt käyttämättä.

Vaula ei ole oikea valinta, jos yritys etsii toiminnanohjausta, markkinointiautomaatiota tai järjestelmää, jota räätälöidään kuukausia usealle osastolle.

Lyhyt testi. Jos ongelma on ”emme tiedä mitä asiakkaalle on viimeksi tehty”, kevyt myynnin CRM on oikea suunta. Jos ongelma on ”meidän pitää yhdistää markkinointi, talous ja varasto samaan alustaan”, suunta on toinen.

Meidän tavoite on tehdä myynnistä tehokkaampaa, ja siihen päästään vain päästämällä irti turhista manuaalisista prosesseista. Vaula kannattaa toki yhdistää ERP- ja laskutusjärjestelmiin, jotta tieto liikkuu järjestelmien välillä automaattisesti. Se onnistuu Vaulan API-rajapinnan kautta.

Miten aloittaa?

Listaa mitä te tarvitsette, jotta myynnin saisi rullaamaan. Onko se liidien hallinnointi, selkeä omistajuus, myyntiputki, raportointi vai tarjoukset. Ja mieti mitä muita valintoja olette valmiita tekemään arjessa.

Onko teillä viikkopalavereita, joissa katsotaan tulevan viikon tehtävät ja tavoitteet CRM:stä? Onko teillä aktiivista seurantaa, jossa myynnin johtaja käy läpi mitä kukakin tekee? Onko teillä suunnitelmaa siitä, kuinka CRM:n data pidetään relevanttina ja ajan tasalla? Miten teidän mallinne toimii jos liikevaihto ja väkimäärä kaksinkertaistuvat?

Näitä on hyvä miettiä ennen yhdenkään lisenssin ostamista. Hyvän kumppanin kanssa näitä pitäisi pystyä myös sparraamaan, ja monella toimittajalla on kokemusta hyvin erilaisista tilanteista. Kysykää siis rohkeasti.

Kannattaa muistaa, että CRM:n todellinen hinta ei ole lisenssi vaan hukattu kauppa ja tieto, joka lähtee myyjän mukana talosta.

CRM on onnistunut silloin, kun myyjä tietää seuraavan askeleen, tiimi näkee saman tilanteen eikä asiakkaan tarvitse kertoa asiaansa uudestaan.

Jos haluat nähdä mitä Vaula tekee, pyydä demo. Esittelemme Vaulan ja kartoitamme miten voisimme auttaa teidän tiimiä.

Mitä jos myyjän ei tarvitsisi enää avata CRM-järjestelmää jokaisen asiakaspuhelun tai tapaamisen jälkeen?

Myyntityössä kuluu yllättävän paljon aikaa asioihin, jotka eivät varsinaisesti ole myyntiä. Puhelut kirjataan, kauppojen vaiheita päivitetään, tehtäviä lisätään ja asiakastietoja etsitään eri järjestelmistä.

Vaulassa näitä asioita voi hoitaa myös tekoälyn avulla. MCP-yhteyden ansiosta Vaula voidaan yhdistää esimerkiksi ChatGPT, Claudeen tai Grokiin, jolloin tekoälyagentti pystyy hakemaan ja päivittämään CRM tietoja käyttäjän puolesta.

Käytännössä voit vaikka kertoa tekoälylle, mitä asiakkaan kanssa sovittiin, ja pyytää sitä kirjaamaan tiedot Vaulaan. CRM käyttöliittymää ei tarvitse välttämättä avata lainkaan.

Mikä MCP on ja miten se toimii CRM-järjestelmässä?

MCP eli Model Context Protocol on avoin standardi, jonka avulla tekoälypalvelut voivat käyttää muiden ohjelmistojen tietoja ja toimintoja.

Vaulaan on rakennettu MCP-rajapinta, jonka kautta tekoälyagentti voi käyttäjän valtuutuksella käsitellä CRM-järjestelmän tietoja.

Agentti voi esimerkiksi:

• Hakea yritysten ja yhteyshenkilöiden tietoja.
• Luoda uusia liidejä ja päivittää olemassa olevia.
• Tarkastella myyntiputkea ja avoimia kauppoja.
• Kirjata puheluita ja asiakaskeskusteluja.
• Luoda ja päivittää tehtäviä.
• Hakea tietoja myynnin tilanteen tarkastelua varten.

MCP etuna on, ettei tekoälyagentin tarvitse toimia vain yhden ohjelmiston kanssa.

Samalle agentille voidaan yhdistää Vaulan lisäksi esimerkiksi sähköposti, kalenteri tai yritystietopalvelu. Näin tekoäly voi käyttää eri järjestelmistä löytyviä tietoja saman työtehtävän hoitamiseen.

Näin yhdistät Vaulan Claudeen

Vaulan MCP-yhteyttä ei ole rakennettu vain yhtä tekoälypalvelua varten. Sitä voi käyttää yhteensopivien tekoälyagenttien kanssa, kuten ChatGPT, Clauden ja Grokin kautta.

Periaate on kaikissa sama. Tekoälypalveluun lisätään Vaulan MCP-yhteys, jonka jälkeen agentti voi käyttää CRM tietoja ja toimintoja käyttäjän käyttöoikeuksien mukaisesti.

Yhteyden lisääminen tapahtuu eri palveluissa hieman eri tavalla. Myös MCP-toimintojen saatavuus vaihtelee palvelun ja käytössä olevan tilauksen mukaan.

Vaulan MCP-osoite on muotoa:

https://FIRMANNIMI.vaula.pro/api/mcp

FIRMANNIMI korvataan oman Vaula-ympäristön tunnuksella.

Esimerkiksi Claudessa yhteys lisätään Connectors-osiossa valitsemalla uusi custom connector. Tämän jälkeen käyttäjä kirjautuu Vaulaan ja hyväksyy yhteyden valtuutuksen.

Kun yhteys on muodostettu, tekoälyagentti voi käyttää Vaulan rajapinnan tarjoamia toimintoja.

Miten tekoälyagentti auttaa myyjää käytännössä?

Otetaan esimerkki tavallisesta myyntipuhelusta.

Olet juuri keskustellut potentiaalisen asiakkaan kanssa. Yrityksellä on käytössään Pipedrive, mutta he ovat kiinnostuneita vaihtamaan kevyempään CRM-järjestelmään. Sovitte lyhyen esittelypalaverin ensi viikolle.

Normaalisti avaat CRM, etsit oikean yrityksen, kirjaat keskustelun, päivität myyntivaiheen ja lisäät itsellesi muistutuksen.

Tekoälyagentille voit sen sijaan kirjoittaa:

”Soitin Matti Meikäläiselle Yritys Oyä. Heillä on käytössä Pipedrive, mutta ovat kiinnostuneita vaihtamaan. Sovittiin esittely ensi tiistaille. Kirjaa puhelu Vaulaan, siirrä liidi palaverivaiheeseen ja lisää tehtävä esittelymateriaalien lähettämisestä.”

Agentti voi hoitaa nämä toimenpiteet Vaulassa puolestasi.

Jos olet yhdistänyt samaan agenttiin myös kalenterin, voit pyytää sitä lisäämään tapaamisen sinne.

Samalla tavalla voit pyytää tekoälyä tarkistamaan avoimet tehtäväsi tai hakemaan tietyn asiakkaan viimeisimmät yhteydenotot.

Myyntipäällikkö voi puolestaan pyytää agenttia käymään läpi avoimia kauppoja ja tekemään niistä yhteenvedon. Agentti pystyy hyödyntämään Vaulaan tallennettuja tietoja esimerkiksi sen arvioimiseen, mitkä kaupat kaipaavat seuraavaa toimenpidettä.

Tekoäly ei tietenkään tiedä asiakkaista enempää kuin mitä käytettävissä olevista tiedoista voidaan päätellä. Siksi myös CRM tietojen laatu ja ajantasaisuus ovat edelleen tärkeitä.

Miksi emme rakentaneet Vaulaan omaa tekoälyagenttia?

Lähes jokainen CRM-valmistaja kehittää tällä hetkellä omia tekoälyominaisuuksiaan. Järjestelmiin rakennetaan chatbotteja, automaattisia yhteenvetoja ja erilaisia AI-avustajia. Me päädyimme Vaulassa hieman erilaiseen ratkaisuun.

Miksi rakentaisimme oman tekoälyagentin, jos asiakkaalla on jo käytössään ChatGPT, Claude tai Grok? Nämä palvelut kehittyvät jatkuvasti, eikä asiakkaan kannalta ole välttämättä järkevää opetella käyttämään erillistä tekoälyä jokaisessa ohjelmistossa. Siksi olemme keskittyneet siihen, että Vaulan tietoja voidaan käyttää myös järjestelmän ulkopuolelta.

Ajatustamme kuvaa hyvin yksi lause:

Your CRM shouldn’t have an AI. Your AI should have your CRM.

Tämä ei tarkoita, ettemmekö voisi tulevaisuudessa rakentaa tekoälyominaisuuksia myös Vaulan käyttöliittymään. Emme kuitenkaan halua sitoa asiakkaitamme tiettyyn tekoälymalliin tai palveluntarjoajaan.

Mielestämme asiakkaan pitää voida valita itse, millaista tekoälyä hän haluaa käyttää.

Entä jos tekoäly voisi käyttää muitakin yrityksen järjestelmiä?

Tämä on ehkä koko MCP kiinnostavin mahdollisuus.

Ajatellaan tilannetta, jossa tekoälyagentilla on pääsy Vaulan lisäksi yrityksen sähköpostiin, kalenteriin ja yritystietopalveluun.

Voisit esimerkiksi pyytää agenttia etsimään tietyn toimialan yrityksiä, vertaamaan niitä Vaulan nykyisiin asiakastietoihin ja lisäämään sopivat uudet yritykset myyntiputkeen.

Seuraavaksi voisit pyytää agenttia valmistelemaan yrityksille henkilökohtaiset yhteydenottoviestit.

Vastaavasti ennen asiakastapaamista agentti voisi hakea Vaulasta asiakkaan tiedot, tarkistaa aiemmat yhteydenotot ja koota niistä lyhyen yhteenvedon.

Tällaisten työnkulkujen toteutus riippuu siitä, mitä järjestelmiä agenttiin on yhdistetty ja millaisia toimintoja niiden rajapinnat mahdollistavat.

MCP ei siis yksinään automatisoi koko myyntiprosessia, mutta tarjoaa tavan yhdistää eri järjestelmiä tekoälyagentin käyttöön.

Tarvitaanko CRM käyttöliittymää enää?

Tarvitaan varmasti, eikä tarkoituksemme ole siitä luopua.

Vaulassa voi edelleen hallita myyntiputkea, käsitellä asiakastietoja, tehdä tarjouksia ja seurata myynnin tuloksia aivan tavalliseen tapaan.

Joissakin tilanteissa käyttöliittymä on edelleen nopeampi ja havainnollisempi tapa työskennellä. Esimerkiksi koko myyntiputken tarkastelu onnistuu usein helpoiten suoraan CRMä.

Mutta miksi myyjän pitäisi avata CRM vain kirjatakseen yhden puhelun tai tarkistaakseen asiakkaan yhteystiedot, jos saman voi tehdä tekoälyagentin avulla?

Uskomme, että CRM-järjestelmien käyttö tulee muuttumaan tähän suuntaan. Osa työstä tehdään edelleen järjestelmän sisällä, mutta yhä useampia tehtäviä voidaan hoitaa tekoälyn kautta.

Vaulan MCP-yhteys mahdollistaa tämän jo nyt.

Kokeile Vaula CRM:ää maksutta

Vaula on suomalainen CRM-järjestelmä, joka on suunniteltu erityisesti pk-yritysten B2B-myyntiin.

Vaulan vuosilisenssi maksaa 300€ käyttäjältä tai vaihtoehtoisesti 29€ kuukaudessa. Kaikki ominaisuudet ja integraatiot sisältyvät hintaan.

Voit kokeilla Vaulaa maksutta 14 päivän ajan ilman luottokorttia.

Ei paketteja. Ei lisämoduuleja. Ei yllätyksiä.

Tutustu tästä!